作為項(xiàng)目經(jīng)理，在日常工作中面臨哪些問題和挑戰(zhàn)呢？對于許多人來說，項(xiàng)目內(nèi)容范圍無限蔓延、利益相關(guān)方溝通不暢和任務(wù)延遲都是最常見的問題。很明顯，項(xiàng)目管理是一件很棘手的工作。沒有仔細(xì)的計(jì)劃和完善的策略，會讓你覺得是在盲目地工作，毫無方向。

所以，如果你正處在一個項(xiàng)目管理的位置，那本篇文章會對你有所幫助。本文把項(xiàng)目分為五個階段，以幫助每一位項(xiàng)目管理者可以更好地理解需要做什么以及何時做。

項(xiàng)目管理生命周期（The Project Management Lifecycle）

項(xiàng)目管理生命周期是指項(xiàng)目從開始到結(jié)束所經(jīng)歷的一系列階段和過程，無論規(guī)?；蚍秶绾危许?xiàng)目都遵循類似的過程。

項(xiàng)目生命周期通常包括四個階段：啟動、計(jì)劃、執(zhí)行和結(jié)束。然而，一些項(xiàng)目經(jīng)理增加了第五個階段，稱為監(jiān)視和控制。

額外的步驟可以幫助管理人員保持項(xiàng)目的正常運(yùn)行，并確保問題被及時識別和處理。因此，五階段模型在幫助項(xiàng)目成功方面被認(rèn)為更加敏捷和有效。事實(shí)上，項(xiàng)目管理協(xié)會(PMI)也提倡五階段生命周期。

項(xiàng)目管理的五個階段

每個成功的項(xiàng)目都要經(jīng)歷相同的五個階段：啟動、計(jì)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、結(jié)束。

第一階段：項(xiàng)目構(gòu)思及啟動（Project Conception and Initiation）

每個項(xiàng)目都從構(gòu)思和啟動開始。在這個階段，一個想法變成了一個商業(yè)計(jì)劃，確定項(xiàng)目的目標(biāo)和范圍，確定項(xiàng)目的主要利益相關(guān)者和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，建立項(xiàng)目管理計(jì)劃，評估項(xiàng)目可行性，并為項(xiàng)目獲取資金。

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在這個階段應(yīng)該解決一些問題，包括：

• 這個項(xiàng)目的目的是什么?

• 有哪些潛在的挑戰(zhàn)?

• 誰是關(guān)鍵的利益相關(guān)方?

• 它是否有最低或最高預(yù)算?

• 這個項(xiàng)目需要多長時間?

作為這個階段的一部分，項(xiàng)目發(fā)起人（要求完成項(xiàng)目的人）批準(zhǔn)項(xiàng)目預(yù)算和項(xiàng)目時間表。

第二階段：項(xiàng)目規(guī)劃（Project Planning）

一旦項(xiàng)目管理者在大局上定義了項(xiàng)目，就該確定細(xì)節(jié)了。在這個階段，項(xiàng)目管理者需要制定詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃，包括任務(wù)分配、時間表、資源分配、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃、溝通計(jì)劃等。這通常從設(shè)定目標(biāo)開始。

在定義項(xiàng)目目標(biāo)時，S.M.A.R.T.和C.L.E.A.R.方法是最受歡迎的。

SMART ，是以下幾個單詞的首字母： Specific, Measurable, Achievable, Realistic, 和Timely，代表具體的、可衡量的、可實(shí)現(xiàn)的、相關(guān)的和有時效的。使用這個框架可以確保項(xiàng)目的目標(biāo)是明確的、現(xiàn)實(shí)的、可實(shí)現(xiàn)的。

CLEAR ，是以下幾個單詞的首字母：Collaborative, Limited, Emotional, Acceptable, and Refined，代表協(xié)作、有限、情感、可感知和可細(xì)化。

在這種方法中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)朝著一個具體的、可在項(xiàng)目期限和預(yù)算內(nèi)實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)工作。每個人都應(yīng)該對實(shí)現(xiàn)它充滿熱情，它應(yīng)該與整個項(xiàng)目目標(biāo)有關(guān)。

項(xiàng)目計(jì)劃還應(yīng)該包括里程碑和可交付成果，這樣項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的每個人都知道需要做什么，由誰負(fù)責(zé)什么，以及什么時候必須完成哪些工作。它還包括任務(wù)分解、時間表、溝通計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)緩解策略以及應(yīng)對最壞情況的計(jì)劃。

在這一階段，項(xiàng)目管理者可以采用幾種意識形態(tài)進(jìn)行規(guī)劃。通過使用敏捷項(xiàng)目管理，開發(fā)資源得到有效利用，客戶需求得到滿足。除了讓每個人都了解最新進(jìn)展之外，它還允許進(jìn)行快速而簡單的更改。敏捷項(xiàng)目管理使得更有效和高效地管理軟件開發(fā)項(xiàng)目成為可能。

第三階段：項(xiàng)目執(zhí)行（Project Execution）

一旦計(jì)劃階段完成，就該開始實(shí)施計(jì)劃了。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)真正的工作是在這個階段完成的。在執(zhí)行階段，根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施項(xiàng)目，協(xié)調(diào)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員和利益相關(guān)者之間的合作，監(jiān)督項(xiàng)目進(jìn)展情況，并解決可能出現(xiàn)的問題和挑戰(zhàn)。

在此階段，項(xiàng)目管理者需要建立工作流程，并將任務(wù)分配給團(tuán)隊(duì)成員，并確保每位成員的工作都在正軌上。隨著項(xiàng)目的開展，還需要確保每位利益相關(guān)方和團(tuán)隊(duì)成員都在項(xiàng)目進(jìn)度上。

在執(zhí)行階段，會有需要細(xì)節(jié)需要項(xiàng)目管理者處理和協(xié)調(diào)，所以一般在此階段許多項(xiàng)目管理者都將利用協(xié)作工具，例如一些項(xiàng)目管理軟件用來跟蹤任務(wù)、時間表和預(yù)算。一個優(yōu)秀的項(xiàng)目管理工具會讓每一位項(xiàng)目管理者保持項(xiàng)目進(jìn)度始終處于正軌，有助于實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。

第四階段：項(xiàng)目監(jiān)控和控制（Project Monitoring & Controlling）

第四階段通常與第三階段同時進(jìn)行。在這個階段，持續(xù)監(jiān)測項(xiàng)目進(jìn)展情況，評估項(xiàng)目偏差和變化，采取必要的糾正措施，確保項(xiàng)目按照計(jì)劃進(jìn)行，并在必要時進(jìn)行調(diào)整。

在監(jiān)控和控制階段，項(xiàng)目管理者要與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一起解決可能會出現(xiàn)任何問題。這包括對計(jì)劃的定期審查和更新，以反映項(xiàng)目范圍或資源可用性的變化。

同時，很重要的一點(diǎn)就是根據(jù)計(jì)劃監(jiān)控進(jìn)度并在必要時采取糾正措施。例如，可能需要修改時間軸以適應(yīng)意外的延遲或更改。

在此基礎(chǔ)上，項(xiàng)目管理者可以根據(jù)關(guān)鍵績效指標(biāo)（kpi）或關(guān)鍵成功因素（CSFs）監(jiān)控進(jìn)度。例如：項(xiàng)目經(jīng)理可以衡量項(xiàng)目是否在計(jì)劃和預(yù)算中，或者特定的任務(wù)是否已經(jīng)完成。

第五階段：項(xiàng)目結(jié)束（Project Close）

這是項(xiàng)目管理生命周期的最后一個階段。這是項(xiàng)目管理者需要將可交付成果交給項(xiàng)目發(fā)起人審批的時候。

在結(jié)束階段，評估項(xiàng)目成果是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，制定項(xiàng)目結(jié)論報(bào)告，關(guān)閉項(xiàng)目并交付最終成果，同時，團(tuán)隊(duì)宣布解散，項(xiàng)目的任何合同雇傭都將終止。

項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目管理者進(jìn)行項(xiàng)目復(fù)盤，分享從項(xiàng)目中學(xué)到的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以及將來可能有用的任何必要數(shù)據(jù)。團(tuán)隊(duì)成員和利益相關(guān)方也在復(fù)盤中討論失敗和成功。這有助于提高整個組織的性能和生產(chǎn)力。

項(xiàng)目管理生命周期的目的是確保項(xiàng)目按照計(jì)劃、預(yù)算和時間表順利實(shí)施，并實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。每個項(xiàng)目管理生命周期階段都有不同的工作重點(diǎn)和任務(wù)，而且項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)需要根據(jù)具體情況進(jìn)行調(diào)整和定制。

項(xiàng)目管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型

項(xiàng)目管理從商業(yè)開始有的那一天就有涉及，但傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理是用筆和紙完成的，最多也就是用電子表格。由于項(xiàng)目的復(fù)雜性和勞動力的分散，這些方法已經(jīng)變得無效。

數(shù)字化轉(zhuǎn)型是項(xiàng)目管理領(lǐng)域的一個趨勢，其目的是通過數(shù)字技術(shù)和工具來改進(jìn)項(xiàng)目管理過程，提高項(xiàng)目管理效率和質(zhì)量。所以，越來越多的企業(yè)會引用工具來輔助項(xiàng)目經(jīng)理管理項(xiàng)目進(jìn)度。

• 項(xiàng)目管理軟件： 利用項(xiàng)目管理軟件來統(tǒng)一管理項(xiàng)目進(jìn)度、資源分配、成本、風(fēng)險(xiǎn)和質(zhì)量等方面的信息，能夠提高項(xiàng)目管理的效率和準(zhǔn)確性。

  此工具使項(xiàng)目管理者能夠輕松地將其與其他銷售和營銷工具集成。這樣可以很容易地跟蹤進(jìn)度，并讓團(tuán)隊(duì)的所有成員對進(jìn)度有一個統(tǒng)一的了解。此外，該軟件為用戶提供對其工作流程的實(shí)時洞察，使他們能夠識別瓶頸并進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。

• 云計(jì)算： 云計(jì)算技術(shù)可以讓項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)在任何地點(diǎn)都能夠訪問項(xiàng)目相關(guān)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)的協(xié)作和溝通。云計(jì)算技術(shù)還可以幫助團(tuán)隊(duì)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)，以確保項(xiàng)目數(shù)據(jù)的安全性。

• 數(shù)據(jù)分析： 利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)可以幫助項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)更好地理解項(xiàng)目進(jìn)展和質(zhì)量情況，并及時采取調(diào)整措施。數(shù)據(jù)分析還可以幫助團(tuán)隊(duì)在以往項(xiàng)目中找到成功的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，為當(dāng)前和未來的項(xiàng)目提供參考。

• 人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)： 人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)可以幫助項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行預(yù)測和規(guī)劃，提高項(xiàng)目的成功率和效率。例如，人工智能可以幫助團(tuán)隊(duì)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估和決策，機(jī)器學(xué)習(xí)可以幫助團(tuán)隊(duì)進(jìn)行資源分配和進(jìn)度管理。

• 虛擬和增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)技術(shù) ：虛擬和增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)技術(shù)可以讓項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)更好地理解項(xiàng)目要求和進(jìn)展情況。例如，虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)可以幫助團(tuán)隊(duì)進(jìn)行模擬測試，增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)技術(shù)可以幫助團(tuán)隊(duì)進(jìn)行實(shí)地調(diào)查和數(shù)據(jù)采集。

總的來說，數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以幫助項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)更好地管理項(xiàng)目，提高項(xiàng)目的成功率和效率。

在了解的項(xiàng)目的五個階段后，企業(yè)就可以根據(jù)自身的實(shí)際情況對項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)有效的管理。

由此，提高項(xiàng)目的成功率、控制項(xiàng)目成本、提高項(xiàng)目效率、保證項(xiàng)目質(zhì)量，從而提升企業(yè)的核心競爭力：

幫助企業(yè)提高產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量和競爭力，提高客戶滿意度，增強(qiáng)企業(yè)品牌影響力，從而為企業(yè)創(chuàng)造更多商業(yè)價(jià)值。更多關(guān)于項(xiàng)目階段的問題，歡迎大家可以留言討論。再次感謝您的閱讀。